Ищем в команду одного из самых главных людей в офисе – административного менеджера (офис-менеджера).
Что делает Офис-менеджер в КИАП?
- Может эффективно организовать работу офиса и координировать рабочие процессы.
- Относится к офису как к своему дому: следит за чистотой офисных пространств: кухни, переговорных комнат, координирует работу клинингового персонала, организовывает химчистку. Контролирует качество выполненных работ.
- Гордится быть истинной хозяйкой офиса: подмечать детали, держать руку на пульсе, поддерживать порядок, организовывать процесс таким образом, когда все решается и исправляется легко, быстро и незаметно.
- Обеспечивает офис всем необходимым (канцелярией, бумагой, хозяйственными товарами, мебелью и техникой) и отслеживает запасы.
- Идеально обращается с оргтехникой, следит за исправностью и наличием расходных материалов. Помогает коллегам в работе с оргтехникой.
- Организовывает командировки сотрудников (заказ билетов, заказ такси, организация визовой поддержки, проживание и пр.) и отчеты по командировкам.
- Координирует работу корпоративной службы такси, готовит отчеты.
- Взаимодействует с арендодателем (пропуска, вопросы по обслуживанию офиса).
- Помогает в организации корпоративных мероприятий и внутренних праздников для любимых коллег.
- Координирует работу нашего курьера, взаимодействует с курьерскими службами.
- Отслеживает дни рождения сотрудников, следит за его актуальностью.
- Занимается документооборотом. Распределяет и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию.
- Работает с документами: составляет письма, корректирует, редактирует и форматирует документы, в т.ч. брошюрует, архивирует документы.
- Ведет график бронирования переговорных.
- Организовывает рабочие встречи и совещания.
- Организовывает корпоративную конференц-связь для сотрудников в Zoom.
- По поручению коллег координирует переводы документов и заказывает выписки.
- Хорошо владеет навыками и этикой деловой переписки.
- Соблюдает деловой этикет.
- Ассистирует творческому отделу маркетинга, в том числе по специальным проектам КИАП (Legal Run, Legal Chess и т.д).
- Помогает ухаживать за офисными растениями и цветами.
- Встречает клиентов/гостей Бюро с улыбкой и блеском в глазах. Ведь клиенты – это наше все!
- Отвечает на звонки. Если вы улыбаетесь своим собеседникам даже по телефону – вы нам точно понравитесь!
В нашу Команду мы охотно и искренне приглашаем Офис-менеджера, которая:
- Любит то, что она делает.
- Может стать надежной и крепкой опорой для своих коллег.
- Любит радовать и радоваться.
- Нацелена на результат, а не на работу с 10:00 до 19:00.
- Не боится бросить себе вызов и мечтает вместе со своей командой сделать что-то новое и оставить свой след в истории.
- Не разучилась улыбаться и удивляться.
- Но самое главное – в команду мы ищем тех, кому не всё равно. Ведь нам не всё равно, как и с кем работать. Иначе мы бы просто не писали такой длинный текст.
А также:
- Имеет высшее образование.
- Желателен опыт работы в юридической компании на аналогичной позиции, но это не критично. Мы уверены, что наш офис-менеджер быстро освоится и вольется в работу, даже не имея опыта работы в юридической компании.
- Владеет английским на уровне не ниже среднего (чтобы ответить на телефонный звонок или написать письмо, например).
- Умеет работать в высоком темпе и переключаться между задачами.
- Имеет грамотную письменную и устную речь.
- Сверхвнимательна к деталям.
- А также: обучаема, ответственна, пунктуальна, инициативна, доброжелательна, приветлива.
- Имеет твердые навыки работы со стандартными офисными программами (MS Word, Excel, Power Point).
Что мы предлагаем:
- Заработная плата обсуждается индивидуально
- График работы 5/2 с 10:00 до 19:00
- Официальное оформление по ТК РФ
- Бесплатное обучение
- Замечательный коллектив, энергичный, позитивный, DREAM TEAM!
- Социальный пакет стандартный
Направляйте ваши резюме с пометкой "Административный менеджер" на электронный адрес: secretary@kiaplaw.ru