или другими словами: Главного администратора офиса / The Lady of KIAP Office
Что делает Офис-менеджер в КИАП?
- Может эффективно организовать работу офиса и координировать рабочие процессы.
- Относится к офису как к своему дому: следит за чистотой офисных пространств: кухни, переговорных комнат, координирует работу клинингового персонала, организовывает химчистку. Контролирует качество выполненных работ.
- Гордится тем, что она истинная хозяйка офиса: ни одна деталь не остается ею незамеченной, у нее все под контролем, везде порядок, все решается и исправляется легко, быстро и незаметно, как у волшебных фей. :-)
- Обеспечивает офис всем необходимым (канцелярией, бумагой, хозяйственными товарами, мебелью и техникой) и отслеживает запасы.
- Идеально обращается с оргтехникой, следит за исправностью и наличием расходных материалов. Помогает коллегам в работе с оргтехникой.
- Организовывает командировки сотрудников (заказ билетов, заказ такси, организация визовой поддержки, проживание и пр.) и отчеты по командировкам.
- Координирует работу корпоративной службы такси, готовит отчеты.
- Взаимодействует с арендодателем (пропуска, вопросы по обслуживанию офиса).
- Помогает в организации корпоративных мероприятий и внутренних праздников для любимых коллег.
- Координирует работу нашего курьера, взаимодействует с курьерскими службами.
- Отслеживает дни рождения сотрудников, следит за его актуальностью.
- Занимается документооборотом. Распределяет и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию.
- Работает с документами: составляет письма, корректирует, редактирует и форматирует документы, в т.ч. брошюрует, архивирует документы.
- Ведет график бронирования переговорных.
- Организовывает рабочие встречи и совещания.
- Организовывает корпоративную конференц-связь для сотрудников в Zoom.
- По поручению коллег координирует переводы документов и заказывает выписки.
- Хорошо владеет навыками и этикой деловой переписки.
- Соблюдает деловой этикет.
- Ассистирует творческому отделу маркетинга, в том числе по специальным проектам КИАП (Legal Run, Legal Chess и т.д).
- Ухаживает за офисными насаждениями и цветами.
- Встречает клиентов/гостей Бюро с улыбкой и блеском в глазах. Ведь клиенты - это наше все!
- Отвечает на звонки. Если вы улыбаетесь своим собеседникам даже по телефону - вы нам точно понравитесь!
В нашу Команду мы охотно и искренне приглашаем Офис-менеджера, которая:
- Любит то, что она делает.
- Может стать надежной и крепкой опорой для своих коллег.
- Любит радовать и радоваться.
- Нацелена на результат, а не на работу с 8 до 17.
- Не боится бросить себе вызов и мечтает вместе со своей командой сделать что-то новое и оставить свой след в истории.
- Не разучилась улыбаться и удивляться.
- Но самое главное – в команду мы ищем тех, кому не всё равно. Ведь нам не всё равно, как и с кем работать. Иначе мы бы просто не писали такой длинный текст.
А также:
- Имеет высшее образование.
- Желателен опыт работы в юридической компании на аналогичной позиции, но это не критично. Мы уверены, что наш офис-менеджер быстро освоится и вольется в работу, даже не имея опыта работы в юридической компании.
- Умеет сносно изъясняться и писать на английском языке.
- Умеет работать в высоком темпе и режиме многозадачности.
- Грамотная письменная и устная речь.
- Сверхвнимательна к деталям.
- А также: обучаема, ответственна, пунктуальна, инициативна, доброжелательна, приветлива.
- Не очень понятно, почему в вакансиях до сих пор пишут «Уверенный пользователь ПК». Неужели сейчас еще остались такие люди, которые неуверенно себя чувствуют при работе со стандартными офисными программами (MS Word, Excel, Power Point)?
Что мы предлагаем:
- Заработная плата обсуждается индивидуально
- График работы 5/2 с 08.00 до 17.00
- Официальное оформление по ТК РФ
- Бесплатное обучение
- Замечательный коллектив, энергичный, позитивный, DREAM TEAM!
- Соц. пакет стандартный
Направляйте ваши резюме с пометкой "Административный менеджер" на электронный адрес: secretary@kiaplaw.ru